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Dematerializzazione

La carta sta per finire….

Da molti anni le autorità informatiche per la pubblica amministrazione (Aipa, Cnipa, DigitPA) indicano nuove modalità di archiviazione ed instradano verso la dematerializzazione documentale… Eppure i protagonisti trainanti di questo processo non sono le amministrazioni centrali o locali bensì ancora una volta i privati verso i quali le deroghe di legge sono meno estese.
Al di la’ dei motivi politici e fisiologici più o meno noti, una delle cause più rilevanti di questa implementazione frammentaria e poco diffusa può essere ricercata nella non completa focalizzazione degli obiettivi raggiungibili soprattutto calati in un contesto organizzativo vasto e complesso.
La dematerializzazione comporta di per se una rivoluzione culturale. Cambiando lo strumento di memorizzazione e ricerca delle informazioni cambia anche la modalità in cui dati vengono comunicati, condivisi e soprattutto archiviati: cambia tutto il meccanismo di validità probatoria applicabile ai documenti ed a chi li certifica.
Ne consegue che diventa abbastanza difficile convertire le informazioni cartacee in informazioni digitali senza aver ben compreso gli aspetti legali coinvolti, senza aver svolto una concreta e lungimirante analisi dei processi aziendali implicati e dei flussi informativi interni ed esterni alla struttura.
La vera chiave sta nell’affrontare il problema seguendo le aziende gradualmente curando tutti gli aspetti organizzativi, legali, e di integrazione con le realtà esistenti, interne ed esterne, ancor prima di passare all’azione.
L’approccio iConn su questi temi e’ da sempre consulenziale. iConn vanta un’esperienza ultra ventennale relativa alla gestione elettronica delle informazioni maturata su grandi realtà della pubblica amministrazione e su grandi aziende a livello nazionale.
iConn propone in prima battuta un’analisi legale delle normative al cui adempimento le aziende e le amministrazioni sono obbligate. Tale analisi mira a spiegare bene all’interno della struttura il vero significato degli obblighi e le implicazioni sull’organizzazione che tali vincoli possono avere: di fatto iConn cerca di rassicurare ed indirizzare, in termini di efficacia probatoria e di maggior tutela, l’azienda ed i suoi dirigenti al fine di accrescerne la cultura consapevole di quanto si sta per adottare.
Dopo aver chiarito tutti gli aspetti giurisprudenziali del cambiamento si procede ad analizzare il processo ed i flussi informativi oggetto di revisione.
Infine, nell’ottica di utilizzare al meglio ciò che il mercato informatico qualitativamente preparato ed esperto del dominio propone, si completa il percorso risolutivo attraverso l’adozione di un prodotto specifico che risponda alle esigenze ed il cui rapporto costo/beneficio sia assolutamente vantaggioso.

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